مدير مكتب
سري
وصف الوظيفة
تعلن شركة Confidential في دبي بالإمارات عن حاجتها لمدير مكتب في قطاع الضيافة والترفيه. ستتولى الإشراف على العمليات اليومية للمكتب ودعم الإدارة العليا وتنسيق أصحاب المصلحة وإدارة الشؤون الإدارية والمالية والفعاليات. الراتب يصل إلى 10,000 درهم شهرياً شامل. يتطلب 5+ سنوات خبرة ويجب أن يكون المرشح مقيماً في الإمارات.
## المسؤوليات
*إدارة المكتب*
- إدارة العمليات اليومية للمكتب وضمان بيئة عمل مهنية ومنظمة
- تنسيق جداول المكتب والاجتماعات والمواعيد والأنشطة الإدارية
- الحفاظ على أنظمة الملفات الرقمية والمادية وإدارة المراسلات الرسمية والسجلات السرية
- مراقبة متطلبات المكتب وحل المشكلات التشغيلية بسرعة
*دعم الإدارة*
- تقديم الدعم الإداري والتنسيق للإدارة العليا
- إدارة التقويمات وإعداد جداول الأعمال والعروض والتقارير ومحاضر الاجتماعات
- صياغة رسائل إلكترونية وخطابات ومذكرات مهنية
- التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بسرية تامة
*أصحاب المصلحة والعمليات*
- العمل كنقطة اتصال رئيسية للإدارات الداخلية والموردين والمقاولين وأصحاب المصلحة الخارجيين
- الإشراف على مستلزمات المكتب والمعدات والصيانة وغرف الاجتماعات وترتيبات الزوار
- التنسيق مع إدارة المبنى ودعم تكنولوجيا المعلومات والموردين
- المساعدة في ترتيبات التعيين وتحضير محطات العمل للموظفين الجدد
*المالية والفعاليات*
- تنسيق طلبات الشراء والفواتير والنقدية والمطالبات
- التنسيق مع المالية لمعالجة الدفعات والحفاظ على سجلات المصروفات
- دعم تتبع الميزانية ومقارنات عروض الموردين
- تنسيق الفعاليات والأنشطة الترفيهية والإطلاقات وترتيبات الضيوف
- حضور الفعاليات خارج أوقات العمل عند الحاجة
## المتطلبات
- درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو الضيافة أو مجال ذي صلة يفضل
- خبرة 5 سنوات على الأقل في إدارة المكاتب أو الإدارة أو التنسيق لمكتب تنفيذي
- خبرة في الضيافة أو الترفيه أو الفعاليات يفضل
- خبرة مثبتة في دعم الإدارة العليا والتنسيق بين الإدارات
- مهارات تنظيمية وتخطيط وإدارة وقت قوية
- مهارات تواصل كتابي وشفهي ممتازة باللغة الإنجليزية - إجادة مطلوبة
- دقة عالية ومهارات حل مشكلات والقدرة على التعامل مع المعلومات السرية
- إتقان Microsoft Office ومنصات التواصل التجاري
- مبادرة والاعتماد على النفس والقدرة على العمل باستقلالية
- يجب أن يكون المرشح مقيماً حالياً في الإمارات
## لماذا تهم هذه الوظيفة
هذا دور محوري في شركة ضيافة وترفيه في دبي. ستضمن سلاسة عمليات المكتب مع دعم القيادة العليا مباشرة والمساهمة في الفعاليات والوظائف التجارية في بيئة ديناميكية تركز على العملاء.